Dans la gestion d’entreprise il y a un incontournable, suivre sa trésorerie. Quand il n’y a pas d’argent le projet s’arrête. Et donc la première mission de l’entrepreneur c’est de savoir financer son projet. De nombreux interlocuteurs vont vous demander de faire des projections, un business plan (BP) ou de leur transmettre un prévisionnel de trésorerie.
La base de la base c’est donc de se doter d’un outil qui permet de projeter ses dépenses et ses recettes pour suivre l’évolution de la trésorerie et anticiper les moments ou il va falloir trouver un nouveau financement. Ensuite, il faut au moins mensuellement avoir un rituel de suivi des flux sur la banque ou un outil comptable tiers pour voir si tout se passe bien comme prévu.
Ça paraît évident, mais pourtant quand je donne des conseils à d’autres entrepreneurs qui démarrent je me rends compte que, la tête dans le guidon, beaucoup n’ont pas fait cet exercice et ne se sont pas dotés d’un rituel rigoureux de suivi. Beaucoup fonctionnent en consultant la banque de temps en temps et avec une estimation au doigt mouillé de combien l’entreprise coûte chaque mois.
Pour ma part, un simple tableur dans google drive fait le travail. Tous les mois j’y reporte les mouvements banque. Je projette en vert les mouvements et je les glisse et les passe en rouge quand ils ne sont pas arrivés à temps et sont donc attendus plus tard.
Vous pouvez démarrer avec ce template. Ça peut vous servir de matrice mais ce sera toujours à adapter à votre business.
Comment le remplir ?
Les dépenses
C’est assez intuitif, la base c’est de lister vos dépenses. En général c’est pas la partie la plus difficile, on sait bien ce qui va coûter et quand. En premier lieu, dans la plupart de mes activités c’est les salaires qui coûtent. Donc la première section de ce tableau c’est les salaires. Je distingue de mon côté pour chaque employé une ligne de salaire (le net) et de charges (le reste du coût employeur). Cela correspond aux informations de la feuille de paye. Vous pouvez demander à votre comptable une estimation de ce coût en fonction du salaire. Il existe aussi un outil en ligne de l’état pour simuler ce coût.
Dans ma vision du développement d’une équipe, j’aime bien accompagner des jeunes en formation et c’est souvent une bonne façon de trouver de futures recrues. Donc après les salaires, on liste les stages. Sur ce sujet, la rémunération d’un stage est cadrée et documentée sur cette page de l’état.
Ensuite, on liste toutes les charges de gestion courantes. C’est les dépenses régulières qui sont liées au fonctionnement de l’entreprise : le loyer, les frais de déplacement, l’achat de matériel, le juridique, le comptable, les frais bancaires, les coûts de communication, les coûts d’expédition de courrier … ma façon de faire sur ces coûts qui peuvent varier d’une année à l’autre c’est : soit je sais déjà comme pour le loyer et donc je projette tel quel, soit je ne sais pas et donc je prends le cumul des dépenses de l’année précédente que je multiplie par le pourcentage de variation de la taille d’équipe et je divise par 12 pour avoir un montant mensuel (typiquement le cas sur les frais de déplacement).
Ensuite il y a les remboursements d’emprunt, en général il suffit de se référer à ses tableaux d’amortissements fournis par les banques.
Après les banques il y a éventuellement les remboursements de compte courant d’actionnaires. A tout moment un actionnaire peut prêter de l’argent à l’entreprise. Ce prêt peut être rémunéré mais pas nécessairement. Souvent dans mon cas, c’est moi ou mon associé qui mettons un peu d’argent pour boucler un mois quand il y a un retard d’entrée de trésorerie par exemple ou encore plus fréquent, après le bilan d’une année, on se rend compte qu’on ne s’est pas remboursés tous nos frais ou qu’on n’a pas payé tout notre salaire et du coup on a un reliquat de compte courant qu’on solde quand c’est possible. Théoriquement, sauf si vous avez fait un acte juridique pour bloquer ce compte courant, un associé peut réclamer à ce que son compte courant lui soit remboursé à tout moment. Mais attention, si vous remboursez ce compte courant et que vous mettez la société en défaut de paiement, en tant que gérant vous pouvez être accusé de faute de gestion. Le remboursement d’un compte courant ne doit pas être prioritaire sur le paiement de salaires ou de fournisseurs. Donc un remboursement de compte courant, ça se discute et ça s’anticipe avec son actionnaire. C’est un sujet en soi le compte courant, la première fois que l’on crée une entreprise on ne sait pas que ça existe si on ne vous l’a pas expliqué.
Ensuite viennent les dépenses auprès de prestataires occasionnels. Vous demandez à une autre entreprise de faire votre site web par exemple.
Les recettes
Là c’est la partie un peu plus voyance de l’exercice. Normalement au stade ou vous avez projeté les dépenses, vous prenez un peu peur en vous disant « quoi on a que 3 mois de trésorerie ? ». Bon l’idée c’est justement de vous faire prendre conscience du coût global de votre projet et des enveloppes de financement qu’il va falloir réunir. Personnellement sur ma première entreprise, on a vécu plusieurs années (7 en gros) avec 3 mois voir moins de visibilité.
Normalement les recettes de l’entreprise c’est avant tout son Chiffre d’Affaires. Mais si vous êtes dans l’innovation, y a moyen qu’au début vous sollicitiez des financeurs.
Peut-être vous avez des actionnaires qui vont mettre des fonds au capital, donc dans le template j’ai mis des lignes apport au capital.
Ensuite, en France, on a la chance d’avoir des organismes publics qui subventionnent l’entrepreneuriat. La BPI par exemple, certaines collectivités territoriales routent également des fonds publics, peut-être vous récupérez du crédit d’impôt par rapport à votre activité de l’année précédente, certains emplois comme les doctorats peuvent être aidés … Vous pouvez consulter vos droits en tant qu’entrepreneur à ce sujet et solliciter un entretien avec un conseiller. Souvent, les métropoles sont dotés d’un service d’accompagnement aux entrepreneurs avec un incubateur. Là aussi vous pouvez trouver des conseillers sur ces sujets. Il n’y a rien de garantie dans ce domaine et les aides fluctuent totalement d’une année à l’autre. C’est beaucoup de travail mais c’est aussi une chance que de pouvoir être soutenu par de l’argent public quand vous n’avez pas de moyens et que vous débutez. Globalement, ce que vous pouvez réunir de financement public est lié à 50% du coût de votre projet et ne peut pas dépasser vos fonds propres.
Les banques sont aussi là pour vous soutenir en mettant en place un prêt. Il faudra donc le rembourser et penser à remplir la section correspondante dans les dépenses. En général les banques aiment bien venir en face d’un signal rassurant de votre potentiel de réussite. Par exemple en face d’investissements au capital, d’un financement public ou idéalement, d’un chiffre d’affaires déjà consolidé.
Et enfin vient dans le template la partie liée à votre chiffre d’affaires, l’exploitation de votre produit. Dans ce template, c’est probablement la partie la plus naïve. Là j’ai juste modélisé une solution ou vous pouvez projeter des entrées liées à vos ventes. Ca marche bien quand vous vendez en une fois une prestation par exemple. Mais si votre produit a un business model à l’abonnement par exemple, vous allez probablement préférer modéliser un CA en fonction de votre nombre d’abonnés. A vous de l’adapter.
Dans ce template, j’ai fait le choix de faire apparaître la TVA. Quand vous rentrez une recette en CA saisissez la TTC. Et dans les dépenses il y a une ligne TVA qui se calcule au mois. Je ne l’ai pas dit plus tôt mais c’est le cas également pour vos dépenses, il faut les saisir en TTC et la TVA se déduit le mois suivant.
La ligne de vie
Ensuite vient le calcul de la variation de trésorerie. La différence entre les recettes et les dépenses. Tant que c’est positif, tout va bien vous créer des réserves. Quand ça passe en négatif vous cramez du budget.
La ligne trésorerie permet de suivre le niveau théorique de votre compte en banque. Normalement il ne faut pas passer en négatif ce qui correspond à un découvert. Ça se négocie avec la banque mais ça engendre des coûts.
Enfin, j’aime bien au moment du suivi contrôler le théorique en le confrontant au réel. J’ai ajouté une section trésorerie réelle pour saisir chaque mois le vrai montant de trésorerie dans vos comptes bancaires. Et la dernière ligne calcul l’écart. Si c’est positif pas d’affolement mais vous devriez vous poser des questions. Est-ce que j’ai été pessimiste dans mes dépenses (TVA, charges..)? Est-ce que j’ai bien tout saisi ? Si c’est négatif peut-être qu’il vaut mieux s’inquiéter un peu plus. En tout cas, il vaut mieux comprendre d’où vient l’écart pour affiner le modèle.
mot de la fin
Bon ce n’est pas révolutionnaire comme outil et c’est assez basique à construire. C’est pas du sur mesure, il faut l’adapter à son modèle de CA. Mais c’est un incontournable. Tous les financeurs vont vous demander au moins un plan de trésorerie. Et ça prend du temps à faire donc moi j’ai pris l’habitude de toujours partir de ce template pour gagner un peu de temps. Et encore une fois, j’en ai croisé plein qui font sans. Moi je ne m’imagine pas faire sans…
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